El Covid-19 ha sido el destructor de nuestras rutinas diarias, dando como resultado cambios en nuestras actividades desde el ámbito laboral, familiar y el de las relaciones personales.
Bajo esta crisis, un sinnúmero de compañías ha actuado en forma reactiva con la mejor intención de mantener a flote sus negocios y sus equipos de trabajo. “¡Vámonos REMOTO!”, “¡Hagamos la clase virtual!”, son frases que han estado a la orden del día. A tal efecto, algunas compañías decidieron implementar soluciones de emergencia con aplicaciones tecnológicas que permiten trabajar en remoto. Ciertamente, este modelo de trabajo a distancia es efectivo. Estudios revelan que algunas compañías bajo este modelo de trabajo han reportado un incremento en su productividad en un 35% y 40%, (Global Workplace Analytics, 2017). Sin embargo, el éxito de este modelo dependerá de la planificación, educación y por supuesto, líderes que sepan gestionar esta nueva forma de trabajo de manera adecuada para asegurar una adaptación efectiva.
Los líderes entonces son pieza clave para manejar este cambio, y promover la confianza y la motivación para mitigar las adversidades ante la crisis, manteniendo el nivel de compromiso y acción de los empleados. Con esto en mente, es necesario hacernos la siguiente pregunta: ¿Están las compañías y líderes listos para gestionar exitosamente esta nueva forma de trabajo? La realidad es que algunas compañías sí lo están, ya que ha sido su forma natural de trabajar desde sus inicios por el tipo industria que manejan. Sin embargo, existen otras compañías que están bastante lejos de esta realidad.
A continuación, te damos 10 recomendaciones para que, como líder, las consideres como parte de la estrategia y transición de tu operación hacia el trabajo virtual o remoto:
1. Verifica Políticas
Revisa y asegura que la compañía cuenta o implementa una política o guía que establezca bien las pautas y las condiciones para permitir el trabajo remoto. El rol de Recursos Humanos es esencial para orientar sus líderes respecto a este aspecto antes de que el líder exija o promueva que un empleado trabaje remoto.
2. Define los Comportamientos Esperados
A nivel de gestión por parte del líder, lo primero es tener bien claro los comportamientos que se necesitan para llevar a cabo una relación de trabajo a distancia. Disciplina, responsabilidad, empoderamiento, comunicación y confianza, son algunos de los comportamientos que el líder debe modelar y fomentar como parte de esta nueva forma de trabajo.
Parte de las preocupaciones que expresan tanto líderes como sus empleados son relacionadas a cómo se va a manejar esta relación a partir de ahora, tanto con sus jefes directos, como con los colaboradores. Así que será bien importante definir los acuerdos de trabajo a distancia y las expectativas de ambas partes.
3. Identifica las Herramientas Necesarias
Como líder deberás asegurar que los empleados cuentan con las herramientas necesarias básicas: computadora, buen acceso a internet, “headphones”, entre otros. Así como analizar y definir bien las herramientas tecnológicas que mejor se acomoden a la estructura y la realidad de tu compañía y que estas a su vez cumplen con los aspectos de seguridad para mantener la información a salvo y de forma confidencial.
También deberas verifica que todos conocen cómo se maneja la herramienta seleccionada, y brinda la ayuda necesaria para quien lo necesite. Tenemos que ser sensibles ante las personas que no son nativos digitales o son menos tecnológicos para apoyarlos en la educación y orientación de estas herramientas y permitirles una buena integración.
Entre algunas de las herramientas de tecnología más usadas están: Zoom, Skype (Conferencias, presentaciones y capacitación). Slack, Trello, Basecamp, Teams (Comunicación y gestión de proyectos). Google Drive / Office 365 (Herramientas de gestión colaborativas).
4. Prueba-Práctica
Una vez identifiques la herramienta tecnológica de comunicación para llevar a cabo reuniones o trainings, es recomendado realizar una reunión inicial corta de prueba con todo tu equipo para corroborar cómo funciona la nueva herramienta, verificar quién puede estar confrontando problemas y los aprendizajes de esta primera reunión. Para algunos será un proceso cotidiano o familiar y para otros será un proceso totalmente nuevo.
Desarrolla un proceso de aspectos básicos para llevar a cabo una reunión efectiva en remoto. Considera lo que se espera de los participantes antes, durante y después de la reunión.
5. Establece Expectativas y Resultados
También será importante establecer cómo se va a medir el rendimiento y entregables por parte del equipo de trabajo. Posiblemente en un momento de crisis, las circunstancias cambian, y dependiendo del negocio habrá que ajustar objetivos y tareas. Esto será de vital importancia definirlo bien desde el inicio para que estén claras las expectativas y evitar sorpresas en el futuro. En momentos de cambio, un empleado con expectativas claras es un empleado mucho más comprometido y productivo. Establecer y validar objetivos de cada miembro del equipo con fechas límites y formato de entrega.
6. Define Métodos de Comunicación
Establece un plan sencillo de comunicación para conocer cuáles serán los canales adecuados de comunicación y define los temas que se tocarán a través de cada uno estos. Por ejemplo: “a través de la herramienta de zoom, tendremos nuestra reunión semanal de los lunes en la mañana”. “Utilizaremos WhatsApp para notificaciones grupales, etc.”. Ojo: asegura estar alineado a las políticas de la compañía relacionadas a la comunicación electrónica, incluyendo las previamente establecidas o las recién creadas para manejar la comunicación en tiempos de crisis. También es recomendable realizar un “Check-In” diarios. En tiempos de cambio, estar en comunicación constante puede aliviar la ansiedad y el estrés del empleado. Valida cómo está el empleado y sus acciones claves del día.
7. Refuerza Aspectos de Confidencialidad
Como líder debes reforzar con tu equipo el asegurar mantener en forma confidencial y segura sus conversaciones, sus reportes o impresión de documentos. Del mismo modo, la compañía deberá asegurar que las computadoras usadas para estos fines cuentan con lenguaje encriptado, de manera que si se pierde el equipo no haya manera de acceder a la información confidencial de la compañía. Así como contar con las recomendaciones y las políticas necesarias por parte del área de Tecnología en caso de necesitar que los empleados se conecten a la red interna de la empresa.
8. Establece Rutinas y Negocia Horarios
Gestiona los horarios individuales y tiempos para encontrar momentos para revisar proyectos y tareas tanto individuales como grupales. El empleado o empleada debe separar los espacios de tiempo entre convivencia familiar y su responsabilidad laboral. Desde el inicio, es importante establecer los espacios de tiempo para reuniones y negociar los horarios según la realidad y necesidad de cada uno.
9. Toma el Pulso
La falta de presencia por mucho tiempo entre compañeros y jefes puede ocasionar pérdida de identidad y esto puede generar desmotivación. Más aún, cuando estamos en momento de crisis y cambios abruptos que causan estrés. Aquí nuestra sensibilidad, empatía y creatividad, juegan un rol esencial. Ahora más que nunca es crucial desarrollar destrezas de escucha activa, validar emociones y conocer a tus empleados para promover y reconocer los momentos importantes. El reconocimiento y la valoración del trabajo nunca puede faltar.
Igual de importante es que tomes el tiempo para preguntar: ¿Cómo se ha sentido trabajando de esta nueva manera? ¿Cuáles han sido sus retos y aprendizajes? ¿Qué cosas positivas ha experimentado?
10. Celebra
El estar en remoto no impide celebrar los pequeños logros o simplemente sacar una excusa para reunirse todos como equipo. Fomenta actividades virtuales para relajarse un poco y hacer una especie de “Junte virtual” o “Pizza party virtual” e integra dinámicas divertidas. Identifica con tu equipo modos creativos de cerrar la semana.
La recomendación es que las compañías que deseen asumir esta nueva modalidad dentro de su operación, conozcan y estén claros de todo lo que conlleva este esfuerzo y se preparen bien para poder trabajar esta transición. La compañía deberá apoyar a los líderes en esta nueva forma de trabajo. Ellos deben ser los primeros en estar orientados, adiestrados y conocer los pasos a seguir para luego trabajar con sus equipos y conseguir una adaptación exitosa. El rol de Recursos Humanos será de suma importancia para establecer los procesos y políticas necesarias, y poder apoyar a los líderes en esta nueva encomienda.
Recordemos que el COVID-19 será algo temporero. Sin embargo, tenemos que ser conscientes de que el trabajo remoto ya es una realidad más en nuestro día a día. Por esto es necesario enfocarnos en la preparación de competencias digitales, además de destrezas de supervisión y liderazgo que nos apoyen en la gestión y colaboración a distancia. Definitivamente, estamos marcando una nueva era en las relaciones laborales. Hagamos de esta crisis una oportunidad para el crecimiento, desarrollo y transformación laboral de cara al futuro.